In den Schulen gibt es in der Regel einen Elternrat und je nach Schulart auch den Schülerrat. Der Elternrat organisiert die Wahl des Essensanbieter, sammelt Anregungen und Beschwerden über das Essen und kann auch im Namen der Elternschaft Kontrollen der Essensversorgung durchführen. Der Schülerrat kann ebenfalls ein Meinungsbild über die Essensversorgung zusammentragen und an den Elternrat kommunizieren. Der Elternrat kann den Essensanbieter bzw. das Küchenpersonal zu notwendigen Gesprächen einladen.

Die Schul-Leitung und auch die Pädagogen werden bei Wahlen, sofern diese mitessen nur mit je einer Stimme gewertet. Der Elternrat kann (muss aber nicht) bei einer Neuwahl des Essensanbieters im Vorfeld Kontakt zur Schul-Leitung aufnehmen.

Die Wahl inkl. Wahlvorbereitung liegt in der alleinigen Hoheit des Elternrates bzw. der Elternversammlung, sofern weder Schul-Leitung, Träger oder Kommune an der Finanzierung des Essensgeldes beteiligt ist.

Häufig entscheidet die Schulkonferenz für den neuen Essensanbieter. Dies ist nicht zulässig. Das Schulgesetz regelt eindeutig, was die Schulkonferenz umsetzen darf. Die Schul-Leitung muss dafür sorgen, dass Themen, die nicht abstimmbar sind auch nicht als Beschluss gefasst werden. Die Schulkonferenz darf auch aus rein demokratischen Sinne nicht abstimmen, da mehrere Hundert Schüler bzw. deren Eltern je eine Stimme hätten und dem gegenüber nur eine kleine Anzahl Pädagogen steht. Aber bei einer Schulkonferenz z.B. an einer Grundschule (noch ohne Schülerrat) ein 50% Mitbestimmungsrecht der Pädagogen bestehen würde, während im Stimmenverhältnis der Einzelstimmen die Pädagogen nur gerade 10-15% hätten.